Aqui você receberá todas as informações para legalizar a sua empresa nos órgãos competentes, de acordo com as leis federais, estaduais e municipais vigentes. Você acessará as informações e exigências a serem cumpridas para vencer esta fase do processo.

Algumas das informações aqui prestadas são genéricas, orientação básica quanto aos tipos de exigências e solicitações que você encontrará quando contatar os órgãos específicos do seu estado e município.

Essa lista racionaliza o processo de legalização em grandes blocos. Cada etapa de legalização aqui apresentada possui procedimentos internos específicos, que variam de acordo com o estado ou município. Alguns municípios, principalmente os de menor porte, dispensam alguns dos procedimentos previstos no fluxograma, tais como: licença ambiental, vigilância sanitária, licença do corpo de bombeiro, licença para instalação de placas publicitárias etc.

Segundo a natureza jurídica, as empresas podem ser classificadas em:

- Sociedade anônima;

- Sociedade limitada;

- Consórcio de sociedades;

- Empresário (individual);

- Sociedade simples;

- Sociedade simples limitada;

- Eirele.

Segundo o art. 7° da instrução normativa n° 53 do Departamento Nacional de Registro Comercial, não poderão coexistir na mesma unidade da federação, dois nomes empresariais idênticos ou semelhantes.

Portanto, antes de dar início ao processo de legalização da empresa deverá ser realizada uma consulta prévia à Junta Comercial para verificar a existência de nome comercial idêntico ou semelhante, no caso de firma individual (empresário) ou razão social idêntica ou semelhante, no caso de sociedade limitada. No caso de sociedade simples, a busca prévia deverá ser feita no Cartório de Registros de Pessoas Jurídicas.

Toda pessoa que pretende constituir uma empresa deve fazer uma consulta prévia quanto à viabilidade da aprovação do alvará de funcionamento, ou seja, se a atividade que pretende exercer pode funcionar no local pretendido. É importante certificar-se se no local não há nenhuma inscrição ativa, caso contrário poderá causar atrasos e até inviabilizar a constituição da nova empresa.

A sociedade simples é aquela que não é formada por empresários. Não se considera empresário quem exerce profissão intelectual, de natureza científica, literária ou artística, ainda com o concurso de auxiliares ou colaboradores, salvo se o exercício da profissão constituir elemento de empresa. A sociedade simples só adquire personalidade jurídica após o registro dos seus atos constitutivos no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas e seus atos publicados no Diário Oficial do Município, ou do Estado no caso de municípios que não possuem Diário Oficial. O registro deverá obedecer às normas fixadas para aquele registro, no caso de a sociedade simples adotar um dos tipos de sociedade empresária (Sociedade em Nome Coletivo, Sociedade Comandita Simples e Sociedade Limitada).

Empresário é aquele que exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou serviços. O empresário tem que se inscrever no Registro Público de Empresas Mercantis da respectiva sede, antes do início de sua atividade.

Terá também que apresentar, mediante requerimento:

- Nome, nacionalidade, domicílio, estado civil e, se casado, o regime de bens;

- A firma, com a respectiva assinatura autógrafa;

- O capital;

- O objeto e a sede da empresa.

Nota: o empresário que instituir sucursal, filial ou agência, em lugar sujeito à jurisdição de outro Registro Público de Empresas Mercantis, deverá também inscrevê-la com a prova da inscrição originária.

Documentos exigidos pela Junta Comercial:

- Capa do processo impresso do Cadastro Digital, devidamente assinada pelo titular;

- Cópia autenticada da identidade e CPF;

- Gare;

- Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF;

- (Para titulares estrangeiros) Anexar cópia da identidade com visto permanente;

- Procuração com firma reconhecida, se for o caso, e cópia legível da Identidade do procurador.

Essa forma jurídica exige a constituição da empresa por pelo menos dois sócios. De acordo com a lei federal n° 8.934, regulamentada pelo decreto federal n° 1.800, a sociedade empresária limitada só adquire personalidade jurídica após o registro dos seus atos constitutivos na Junta Comercial do seu Estado.

O contrato social poderá prever a regência supletiva da sociedade limitada pelas normas da sociedade anônima.

Documentos exigidos pela Junta Comercial:

- Capa do processo impresso do Cadastro Digital devidamente assinada pelo titular, administrador ou pessoa legalmente habilitada;

- Contrato de Constituição de Sociedade Empresária Limitada em três jogos, assinados por todos os sócios, além do visto do advogado (se não for ME ou EPP), sob carimbo do mesmo, com indicação do nome, número e seção da OAB;

- Cópias autenticadas da identidade e CPF dos sócios, administradores e procuradores;

- Gare;

- DARF;

- Aprovação prévia do órgão governamental competente, quando for o caso;

- Procuração com firma reconhecida, se for o caso, e cópia legível da identidade do procurador;

- Prazo para liberação de registro - de 10 a 15 dias dependendo da Junta Comercial local.

Nota: se a sociedade tiver participação societária de analfabeto, original ou cópia autenticada de procuração por instrumento público.

Se a sociedade tiver participação societária de português, cópia autenticada da portaria do Ministério da Justiça reconhecendo a igualdade de direitos.

Se a sociedade tiver a participação de pessoa física domiciliada no exterior, faz-se necessário: procuração estabelecendo representante no País, tradução da procuração por tradutor juramentado (caso passada em idioma estrangeiro) e cópia da identidade. Além disso, é necessária uma procuração estabelecendo representante no País, com poderes para receber citação.

De acordo com a Instrução Normativa n° 51, de 15 de março de 1996, do Departamento Nacional de Registro de Comércio o sócio-administrador pode requerer e obter a "Carteira de Exercício Profissional".

Pode ser de capital fechado ou aberto.

Documentos exigidos pela Junta Comercial:

- Capa de Processo/Requerimento;

- Ata da assembleia de constituição, em três vias;

- Estatuto social, salvo se transcrito na ata, em três vias;

- Relação completa dos subscritores do capital social, ou lista / boletins / carta de subscrição;

- Recibo do depósito bancário da parte do capital realizado em dinheiro. É exigido depósito de, no mínimo, 10% do capital subscrito em dinheiro;

- Ata de eleição de peritos ou de empresa especializada, na hipótese de realização em bens, salvo se a nomeação for procedida na assembleia de constituição;

- Ata de deliberação sobre laudo de avaliação dos bens, se não contida a deliberação na ata de constituição, acompanhada do laudo, salvo se transcrito na ata;

- Folhas do Diário Oficial e do jornal particular que publicaram o anúncio convocatório da assembleia de constituição e das assembleias preliminares, quando for o caso (A publicação será dispensada quando constar da ata a presença da totalidade dos acionistas);

- Aprovação prévia do órgão governamental competente, quando for o caso;

- Ficha de Cadastro Nacional - FCN, em uma via;

- Comprovantes de pagamento dos preços dos serviços:

- DARF;

- Gare;

- Fotocópia autenticada do documento de identidade dos Diretores e Conselheiros de Administração eleitos.

A inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), do Ministério da Fazenda, é obrigatória para toda empresa, independentemente de sua natureza jurídica.

Documentos necessários a obtenção do CNPJ:

- DBE assinado pela pessoa física responsável perante à RFB;

- Comprovação de registro do ato de constituição no órgão competente (cópia legível do Contrato Social ou da Declaração de Empresário. Se for o caso, com prazo de até 60 dias da data de registro.

Toda empresa prestadora de serviços, independentemente de sua natureza jurídica, é obrigada a obter registro no INSS da Gerência Regional do seu Estado ou Município (CMA). As demais empresas não precisam de CMA, tem seu cadastramento automático através do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas do Ministério da Fazenda).

Documentos necessários:

- Certificado de Matrícula e Alteração - CMA (papelarias), em duas vias, devidamente preenchido e assinado pelo sócio-gerente e aposto o carimbo padronizado do CNPJ;

- Original do cartão do CNPJ;

- Original do contrato social registrado no Registro Civil das Pessoas Jurídicas ou Junta Comercial.

Maiores informações, www.mte.gov.br/se/FGTS/serviços/sefip.htm

Algumas prefeituras, principalmente nos municípios de maior porte, que possuem legislação ambiental própria, exigem licença ambiental no licenciamento do funcionamento de determinadas atividades. Verifique a lista de atividades junto ao órgão de licenciamento de seu município. Também de acordo com o objeto social, o programa Cadastro Sincronizado requer o número do protocolo e da licença ambiental, sendo necessária a obtenção da mesma antecipadamente.

Documentos necessários:

- Formulário padrão do órgão ambiental e Requerimento do Laudo de Exigência em 1 via, devidamente preenchido;

- Documento de Arrecadação, comprovante do pagamento do preço do serviço;

- Cópias legíveis das identidades dos sócios e administradores (frente e verso);

- Cópia legível do contrato de locação ou título de propriedade ou contrato social devidamente registrado;

- Procuração, se for o caso, com firma reconhecida e cópia legível da identidade do procurador.

Prazos (média dos grandes municípios):

- Laudo de exigências: 5 a 10 dias;

- Certificado de aprovação: 10 a 15 dias após o cumprimento das exigências.

Algumas prefeituras, principalmente nos municípios de maior porte, exigem a licença de Certificação de Inspeção Sanitária para o exercício de determinadas atividades. Certifique-se se a atividade do seu negócio faz parte dessa lista, junto ao órgão de licenciamento de seu município.

Documentos necessários:

- Formulário padrão do órgão sanitário e requerimento do Laudo de Exigência em 1 via devidamente preenchido;

- Documento de arrecadação, comprovante do pagamento do preço do serviço;

- Cópias legíveis das identidades dos sócios e administradores (frente e verso);

- Cópia legível do contrato de locação ou título de propriedade ou contrato social devidamente registrado;

- Procuração, se for o caso, com firma reconhecida e cópia legível da identidade do procurador.

Prazos (média dos grandes municípios):

- Laudo de exigências: 5 a 10 dias;

- Certificado de aprovação: 7 a 15 dias após o cumprimento das Exigências. (Alguns municípios podem demorar até 2 anos).

Alguns municípios, principalmente os de maior porte, exigem certificação de aprovação do Corpo de Bombeiros, batalhão regional em que está inserido o seu município, para emissão do alvará de funcionamento.

Documentos necessários:

- Formulário SSP - Corpo de Bombeiros do Estado - Requerimento do Laudo de Exigências (a venda em papelarias), em 1 via devidamente preenchido;

- "Corpo de Bombeiros - Documentos de Arrecadação "(jogo com quatro vias) (a venda em papelarias), preenchido e recolhido. Cópias legíveis das identidades dos sócios e administradores (frente e verso);

- Cópia legível do contrato de locação ou título de propriedade ou contrato social devidamente registrado;

- Procuração, se for o caso, com firma reconhecida e cópia legível da identidade do procurador;

Prazos:

- Laudo de exigências: 8 a 15 dias;

- Certificado de Aprovação: 15 a 20 dias após o cumprimento das exigências.

Documentos, podendo variar por município:

- Ficha de Consulta da Aprovação Prévia de Local

- REC- Requerimento de Concessão de Alvará - em 1 via, devidamente preenchido e assinado pelo titular ou sócio administrador ou pessoa legalmente habilitada;

- DIS- Documento de Informações de Sócios - em 1 via, devidamente preenchido. Se a empresa tiver mais de quatro sócios, preencher outro formulário. Não abreviar o nome nem o sobrenome antecedido de filho, neto ou júnior. Exemplo: Marco Antônio de Albuquerque Teixeira Neto, preencher: Marco Antônio de A Teixeira Neto. Não usar ponto nas abreviações;

- Registro público de pessoa jurídica no órgão competente (cópia legível do Contrato Social ou da Declaração de Empresário Devidamente Registrado);

- CNPJ;

- Prova de inscrição no fisco estadual, quando for o caso (cópia legível da terceira via, devidamente registrada, somente para contribuinte de ICMS);

- Prova de habilitação profissional de pessoa jurídica, quando for o caso (cópia legível do protocolo de documento comprobatório de habitação profissional, tais como registro da OAB - jurídica: CREA - arquitetura ou engenharia, etc.);

- Certificado de Aprovação do Corpo de Bombeiros, quando for o caso;

- Certificado de Inspeção Sanitária, quando for o caso;

- Certificado de Licença Ambiental, quando for o caso;

- Certidão de Aceitação de Transformação de Uso ou Certidão de "Habite-se", da Secretaria Municipal de Urbanismo, quando for o caso (cópia legível);

- Prova de direito ao uso do local (cópia legível do Contrato de Locação ou Título de Propriedade do Imóvel);

- Declaração referente ao requerimento de alvará para residência, se for o caso, com firma reconhecida do sócio-gerente ou titular, conforme modelo obtido na IRLF da jurisdição da empresa;

- Declaração de Microempresa, quando a empresa for enquadrada como microempresa;

- Procuração com firma reconhecia e uma cópia legível da Identidade do procurador, se for o caso.

A inscrição na Secretaria de Fazenda do Estado é obrigatória a todas as empresas legalmente constituídas, cuja atividade econômica seja contribuinte de ICMS. As empresas prestadoras de serviços não consideradas contribuintes de ICMS estão desobrigadas dessa inscrição. A inscrição é requerida através do Cadastro Sincronizado, obtendo-se conjuntamente ao CNPJ.

Documentos necessários variam de estado para estado. Certifique-se dos documentos necessários junto ao seu contador ou órgão de licenciamento do seu estado:

- DBE – requerimento assinado pelo representante legal;

- Cópia legível do Certificado de Regularidade Profissional do contador responsável, se for o caso, emitida pelo Conselho Regional de Contabilidade

- Cópia autenticada do CNPJ (caso já possua inscrição);

- Cópia da identidade e CPF dos sócios titulares;

- Comprovante de endereço dos sócios titulares;

- Cópia autenticada do contrato social ou registro de empresário;

- Cópia legível do licenciamento municipal - Alvará de Funcionamento;

- Formulário Microempresa/Empresa de Pequeno Porte, quando a empresa for assim enquadrada.

Prazo:

- 10 a 15 dias úteis para a inscrição no cadastro estadual.

Obtido o registro na Secretaria de Fazenda do Estado, fica a empresa credenciada para a emissão do Bloco de Nota Fiscal e para tanto, precisa cumprir as seguintes exigências:

- Registro dos livros fiscais: registro de ocorrência e documentos fiscais; registro de saída; registro de entrada; registro de apuração e livro de inventário;

- Solicitar da gráfica escolhida para impressão dos blocos de nota fiscal, o formulário "Autorização de Impressão de Documentos Fiscais", devidamente numerado e assinado pelo responsável, (em alguns Estados o pedido pode ser feito via internet);

A autorização de impressão deve ser encaminhada à repartição para autorizar a impressão (carimbo e assinatura do fiscal plantonista). De posse desse documento a gráfica fica apta a confeccionar os blocos de nota fiscal.

Documentos necessários para a legalização de empresas:

- Pedido de inscrição municipal em formulário padrão do município, preenchido e assinado;

- Cartão de inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) ou Cartão de Inscrição no CPF (Pessoa Física);

- Comprovante de endereço residencial do titular da empresa;

- Comprovante de propriedade ou contrato de locação, com firma reconhecida do locador e locatário (quando o local de funcionamento da empresa for alugado);

- Certidão negativa do IPTU, correspondente ao local de funcionamento da empresa e cópia dos pagamentos do IPTU dos meses posteriores à emissão da certidão;

- Cópia do alvará de funcionamento ou protocolo;

- Emancipação feita em cartório (no caso de titular menor de 18 anos);

- Pagamento da taxa de registro no ISS.

Obtido o registro na Secretaria de Fazenda do Município, fica a empresa credenciada para emissão do Bloco de Nota Fiscal. Para tanto, é necessário cumprir as seguintes exigências:

- Registro dos livros fiscais: livro de termo de ocorrência e documentos fiscais; registro de apuração; (quando tratar-se de empresa de construção civil consultar a inspetoria quanto aos livros exigidos);

- Solicitar da gráfica escolhida para impressão dos blocos de nota fiscal, o formulário "Autorização de Impressão de Documentos Fiscais", devidamente numerado e assinado pelo responsável; Para que haja a autorização de impressão basta encaminhar à repartição. Deve voltar com carimbo e assinatura do fiscal plantonista. De posse desse documento a gráfica fica apta a confeccionar os blocos de nota fiscal.

A empresa deve inscrever-se, obrigatoriamente, no sindicato patronal em que se enquadra a categoria da atividade que ela desenvolve e pagar anualmente, em janeiro, a contribuição patronal e descontar, anualmente, no mês de março, o salário de um dia de trabalho do empregado, e recolher ao sindicato patronal.

Documentos necessários:

- Contrato Social;

- Alvará;

- Pagamento de taxa;

- Planta do letreiro em 4 (quatro) vias, em papel vegetal, com a assinatura do engenheiro ou arquiteto e o nome do responsável;

- Para publicidade fora da empresa, é necessária a autorização do proprietário do imóvel.

O INMETRO - Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial estabelece que, para comercialização de alguns produtos, é necessário que este produto possua a marca de conformidade do INMETRO, ou seja, é preciso que o cidadão que está adquirindo este produto tenha a certeza de que este produto foi feito seguindo critérios estabelecidos em normas e que foi devidamente testado e aprovado.

Os produtos necessitam do selo do INMETRO devem passar por um processo de certificação. Este tipo de certificação é chamado de "certificação compulsória". São eles:

As empresas de produtos alimentícios deverão seguir o estabelecido pelo Ministério da Saúde - Vigilância Sanitária. A Resolução Nº 23 de 15 de março de 2000 dispõe sobre o manual de procedimentos básicos para registro e dispensa da obrigatoriedade de registro de produtos pertinentes à área de alimentos.

Maiores informações podem ser encontradas em www.anvisa.gov.br

O INPI - Instituto Nacional de Propriedade Industrial é um órgão do governo federal que tem como uma de suas atribuições a concessão de marcas.

Ele é o responsável por definir "marca" como sendo todo sinal distintivo, visualmente perceptível, que identifica e distingue produtos e serviços de outros análogos, de procedência diversa, bem como certifica a conformidade dos mesmos com determinadas normas ou especificações técnicas.

As marcas podem ser:

- Nominativa: é toda marca constituída apenas de palavras, letras ou algarismos;

- Figurativa: é toda marca representada por desenho, imagem, figura ou qualquer forma fantasiosa de letra e número;

- Mista: quando formada pela combinação de marca nominativa mais a marca figurativa;

- Tridimensional: constituída pela forma plástica (formato ou configuração física) de produto ou embalagem, cuja forma tenha capacidade distintiva em si mesma e esteja dissociada de efeito técnico.

A empresa que desejar registrar sua marca, seja ela nominativa, figurativa ou mista, deverá:

- Fazer uma busca prévia para saber se já existe a marca. Esta busca poderá ser feita pela Internet, no site pt.demarcas.com;

- Solicitar o pedido de registro através de formulários próprios do INPI. Os formulários poderão ser obtidos através do site www.inpi.gov.br;

Além deste formulário preenchido, o requerente deverá apresentar os documentos solicitados que deverão ser anexados a este formulário que são:

- Requerimento devidamente preenchido;

- Etiquetas, quando se tratar de marca figurativa ou mista, em 2 ou 3 dimensões, observadas as quantidades e as especificações definidas no Manual do Usuário no site www.inpi.gov.br;

- Comprovante do pagamento da retribuição relativa ao depósito (original do controle do cedente), sendo essa via obrigatoriamente autenticada mecanicamente por qualquer estabelecimento bancário, no exato valor fixado na Tabela de Retribuições em vigor na data da comprovação do pagamento junto ao INPI;

- Procuração, no caso de o interessado não requerer pessoalmente. Quando não anexada ao pedido no ato do depósito, a procuração poderá ser apresentada no prazo de 60 dias, contados a partir do dia imediatamente subsequente ao dia do depósito, independentemente de notificação ou exigência por parte do INPI, sob pena de arquivamento definitivo do pedido de registro. Para maiores informações leia o Manual do Usuário que se encontra no site www.inpi.gov.br